Restauração e Suprimento de Assento Ciivl no Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais
Como resolver o problema de um registro de nascimento, casamento ou óbito que tenha sido danificado ou extraviado? Qual o procedimento a ser adotado para restaurar ou suprir o registro de nascimento, casamento ou óbito? Essas e outras indagações são respondidas por Gabriel Campos de Souza, a partir do Provimento CNJ nº. 149/2023.
1. INTRODUÇÃO
A pessoa natural tem sua personalidade adquirida a partir do nascimento com vida. A existência da mesma pessoa terminará com a sua morte. O fato da vida e o fato da morte são os dois fatos essenciais da pessoa natural através dos quais se criam, transmitem, modificam ou extinguem os direitos pessoais e direitos reais.
A lei civil brasileira determina que o nascimento e a morte sejam registrados no registro público. A Lei nº. 8.935/1994, em seu art. 12, determina que os atos relacionados aos registros públicos de pessoas naturais aos oficiais de registro civis das pessoas naturais e de interdições e tutelas, observando-se as respectivas circunscrições geográficas.
Além do nascimento e da morte, a lei civil determina que os demais atos intermediários da pessoa natural também sejam registrados e/ou averbados no registro civil de pessoas naturais, tais como a emancipação, a interdição, a ausência, a morte presumida, a nulidade do casamento, a anulação do casamento, o divórcio, a separação, o restabelecimento da sociedade conjugal e os atos de declaração ou reconhecimento de filiação.
O registro civil consiste na elaboração de um texto que relate o fato ou ato ocorrido no âmbito da pessoa natural, contendo data, local, forma, as pessoas envolvidas e demais características do fato, objetivando a constituição de uma situação jurídica. A averbação consiste na elaboração de um texto que promova a alteração, retificação ou extinção de uma situação jurídica constituída através de um registo já realizado.
A anotação consiste na elaboração de um texto que promova a referência feita a um ato posterior da vida civil registrado em outro livro, ou seja, a anotação é o texto que faz remissão a um assento posterior relativo à pessoa natural referida no assento já realizado, de modo que ambos os registros tenham entre si conexão de informações porque se refiram à mesma pessoa ou pessoas. A averbação e a anotação não existem de per si, pois elas pressupõem a lavratura de um registro.
Após o registro dos fatos concernentes à pessoa natural no registro civil de pessoas naturais ou a averbação à margem do registro, é emitida a respectiva certidão do registro, contendo um resumo do registro original e do conteúdo das averbações que tenham alterado o registro.
Logo, ficam claras as distinções entre fato jurídico, registro e certidão. Fato jurídico é o acontecimento, seja natural ou humano, que causa efeitos jurídicos, ou seja, que gera, modifica, extingue ou altera direitos e deveres. Registro é a forma através da qual o ordenamento jurídico oferece o atributo da juridicidade ao fato e impõe as consequências previstas em lei àquele fato. Certidão é o documento que exprime o registro realizado.
Em suma, o nascimento é o fato; o registo do nascimento é o texto contido no livro de nascimento num cartório de registro civil de pessoas naturais e a certidão de nascimento é o documento que expressa o registro de nascimento que está contido no livro de nascimento num cartório de registro civil de pessoas naturais.
Feitas essas considerações, passemos a análise de uma situação problemática comum em todo o Brasil acerca do registro civil das pessoas.
2. O PROCEDIMENTO DO REGISTRO E SUAS INCONFORMIDADES. REGISTRO NÃO LOCALIZADO, REGISTRO INCOMPLETO E REGISTRO NÃO CONSUMADO
Como dito, o registro civil das pessoas naturais é feito a partir dos fatos da vida. Esses fatos, para serem registrados, necessitam de um declarante, que é a pessoa que declara o fato, conforme arts. 35 e 37 da Lei nº. 6.015/1973.
As partes, ou seus procuradores, bem como as testemunhas, assinarão os assentos, inserindo-se neles as declarações feitas de acordo com a lei ou ordenadas por sentença.
A escrituração dos livros é feita seguidamente, em ordem cronológica de declarações, sem abreviaturas, nem algarismos. Ao final de cada assento e antes da subscrição e das assinaturas, serão ressalvadas as emendas, entrelinhas ou outras circunstâncias que puderem ocasionar dúvidas. Entre um assento e outro, será traçada uma linha de intervalo, tendo cada um o seu número de ordem. Lavrado o assento, o livro é continuamente construído.
Ocorre que, ao longo da vida, as pessoas necessitam solicitar certidões de nascimento ou casamento ou óbito para a prática de atos da vida civil. A partir dessa necessidade, as pessoas se dirigem a um ofício de registro civil das pessoas naturais para solicitar a emissão de uma certidão atualizada.
Ao receber o pedido de emissão da certidão, o Registrador ou seus propostos farão a busca do livro onde está contido o respectivo assento. Nessa busca do assento, é possível que se depare com algumas situações, a saber:
- Registro não localizado;
- Registro incompleto ou não consumado.
O registro não localizado consiste na situação de I.1) inexistência do livro mencionado pela pessoa solicitante da certidão; ou I.2) existência do livro, mas inexistência da folha onde estaria o assento; ou I.3) existência do livro e da folha, porém, inexistência do assento, fatos esses que serão considerados extravio ou danificação. O extravio consiste na perda ou sumiço do livro, da folha ou do assento porque não foram localizados no arquivo do ofício de registro civil das pessoas naturais. A danificação consiste na deterioração parcial do livro, da folha ou do assento, de modo que as informações para emissão das certidões foram perdidas.
O registro incompleto é o texto que foi lavrado sem a completude dos dados exigidos pela lei de registros públicos à época de sua vigência. O registro não consumado é o texto que não foi produzido no livro, a despeito de ter sido fornecida certidão por ocasião da declaração do fato sujeito a registro.
O registro não localizado admite a restauração, uma vez que ele existia anteriormente e, seja por perda ou por deterioração, não está mais disponível para emissão da certidão.
O registro incompleto admite o suprimento parcial que consiste na elaboração de uma averbação destinada a completar (suprir) os dados que faltam.
O registro não consumado admite o suprimento total que consiste na elaboração de um novo texto para o registro, de modo a consumar a lavratura do registro que não chegou a ser feito.
As situações de registro não localizado ocorrem pelos mais diversos motivos: 1. Deterioração dos papeis pelo decurso do tempo; 2. Não transmissão completa de acervo; 3. Incêndios ou alagamentos dos espaços físicos onde são armazenados os livros.
As situações de registro incompleto ocorrem normalmente por dois motivos: 1. O declarante não tinha a informação para declarar ao Ofício Registral no momento da lavratura do assento; ou 2. O declarante tinha a informação para declarar ao Ofício Registral no momento da lavratura do assento, mas essa informação por lapso não constou no texto do registro.
As situações de registro não consumado ocorrem normalmente pela pressa das partes em obter a certidão sem aguardar a elaboração, em primeiro lugar, do termo do registro.
Ocorre que as partes somente tomarão conhecimento da situação de registro não localizado, registro incompleto ou registro não consumado quando forem solicitar certidões de nascimento ou casamento ou óbito para a prática de atos da vida civil.
Em cada caso, faz-se necessário avaliar o cabimento dos processos de restauração, suprimento ou retificação de assentamento no Registro Civil.
3. PREVISÃO LEGAL DA RESTAURAÇÃO, SUPRIMENTO OU RETIFICAÇÃO JUDICIAIS
Os processos de restauração, suprimento ou retificação de assentamento no Registro Civil estão disciplinados no art. 109 da Lei nº. 6.015/1973.
O interessado apresentará petição inicial de ação restauração, suprimento ou retificação de assentamento no Registro Civil de Pessoas Naturais instruída com documentos ou com indicação de testemunhas e formulará o respectivo pedido.
O juiz despachará a oitiva do Ministério Público, dos interessados no registro e do ofício de registro civil de pessoas naturais.
Se qualquer interessado ou o órgão do Ministério Público impugnar o pedido, o Juiz determinará a produção da prova, dentro do prazo de dez dias e ouvidos, sucessivamente, em três dias, os interessados e o órgão do Ministério Público, decidirá em cinco dias. Se não houver impugnação ou necessidade de mais provas, o Juiz decidirá no prazo de cinco dias.
Julgado procedente o pedido, o Juiz ordenará que se expeça mandado para que seja lavrado, restaurado e retificado o assentamento, indicando, com precisão, os fatos ou circunstâncias que devam ser retificados, e em que sentido devam ser retificados, ou os que devam ser objeto do novo assentamento.
Se houver de ser cumprido em jurisdição diversa, o mandado será remetido, por ofício, ao Juiz sob cuja jurisdição estiver o cartório do Registro Civil e, com o seu "cumpra-se", executar-se-á.
As retificações serão feitas à margem do registro, com as indicações necessárias, ou, quando for o caso, com a trasladação do mandado, que ficará arquivado. Se não houver espaço, far-se-á o transporte do assento, com as remissões à margem do registro original.
A despeito da previsão do processo judicial de restauração, suprimento ou retificação de assentamento no Registro Civil, a disciplina normativa do art. 109 da Lei nº. 6.015/1973 não facilita o trabalho do advogado, nem das próprias partes, em obter a regularização do seu registro civil.
4. RESTAURAÇÃO, SUPRIMENTO OU RETIFICAÇÃO DIRETAMENTE PERANTE O REGISTRO CIVIL DE PESSOAS NATURAIS
4.1 FUNDAMENTAÇÃO
Sem adentrar profundamente ao tema da extrajudicialização, que é uma das faces da desjudicialização, o Provimento CNJ n. 177 de 15.8.2024 alterou o Provimento CNJ n. 149/2023 para incluir a Seção II - Da Restauração e Suprimento diretamente perante o Registro Civil de Pessoas Naturais no Capítulo I - DO PROCEDIMENTO do TÍTULO III - DO EXTRAVIO OU DANIFICAÇÃO DO ACERVO.
O art. 205-A do Provimento CNJ n. 149/2023 passou a autorizar a restauração e ao suprimento de atos e livros no Registro Civil das Pessoas Naturais.
Segundo art. 205-C do Provimento CNJ n. 149/2023, poderá ser objeto de restauração administrativa, independentemente de autorização do juiz corregedor permanente, qualquer ato lançado nos livros do Registro Civil das Pessoas Naturais, quando constatados o extravio ou a danificação total ou parcial da folha do livro, desde que haja prova documental suficiente e inequívoca para a restauração, ressalvada a hipótese de o objeto ser assento de óbito, conforme dispõe o art. 205-F do próprio Provimento CNJ n. 149/2023.
A regra fundamental para a restauração ou suprimento administrativos diretamente perante o Registro Civil das Pessoas Naturais é a prova documental suficiente e inequívoca para a restauração ou suprimento.
4.2 LEGITIMIDADE
A legitimidade para o requerimento de instauração de Procedimento de Restauração ou Suprimento Administrativo será: 1. PRÓPRIO OFICIAL, nos casos em que a restauração possa ser realizada a partir do acervo; 2. DO PRÓPRIO REGISTRADO; 3. REPRESENTANTE LEGAL DO REGISTRADO; 4. PROCURADOR DO REGISTRADO com poderes específicos; 5. CÔNJUGE OU COMPANHEIRO DO REGISTRADO; 6. PARENTESCO NA LINHA RETA - pai, mãe, avô, avó, neto, neta, et; 7. PARENTESCO NA LINHA COLATERAL ATÉ O QUARTO GRAU - TIO E PRIMO.
No caso de restauração de óbito, tem legitimidade pessoa que demonstre legítimo interesse comprovado documentalmente.
4.3 FORMA DO REQUERIMENTO E INSTRUÇÃO
Conforme art. 205-D, §2, Provimento CNJ 149/2023, a forma do requerimento de instauração de Procedimento de Restauração ou Suprimento Administrativo será: 1. Requerimento escrito com firma reconhecida; 2. Requerimento com firma lançada na presença do Registrador ou preposto; 3. Requerimento eletrônico perante o sistema eletrônico mantido pelo ONRCPN (Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico das Pessoas Naturais); 4. Requerimento verbal com redução a termo.
Na forma do art. 205-F, § único, e Art. 205-D, §3, do Provimento CNJ n. 149/2023, as provas do requerimento de instauração de Procedimento de Restauração ou Suprimento Administrativo serão: 1. documentos oficiais emitidos por autoridade pública; 2. documentos gerados com base no ato objeto da restauração; 3. RG; identidade profissional; CNH; Título de eleitor; certificado de reservista; 4. 1ª ou demais vias de certidão do ato a ser suprido; 5. justificativa da inviabilidade de apresentar outras provas inequívocas; 6. Certidão de óbito e declaração de óbito (essenciais para a restauração ou suprimento do óbito).
4.4 PROCESSAMENTO
O protocolo inicial será feito por qualquer ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais do país que transmitirá ao ofício de Registro Civil de Pessoas Naturais titular do registro a ser restaurado ou suprido.
A análise do cabimento de emolumentos deverá ser feita na forma do art. 205-B, parágrafo único, do Provimento CNJ n. 149/2023.
O ofício de registro civil das pessoas naturais fará a qualificação do requerimento. Havendo exigências, emitirá nota de qualificação registral e dará ciência ao apresentante para complementar o requerimento, conforme prescreve o art. 205-E, §1º, Provimento CNJ n. 149/2023.
Estando devidamente instruído, o ofício de registro civil das pessoas naturais fará o exame do seu acervo para verificar se há no livro, termo e folhas indicados a falta apontada no requerimento, conforme determina o art. 205-K, §1º, do Provimento CNJ n. 149/2023.
Em caso de extravio de folhas de livro, o ofício de registro civil das pessoas naturais deverá consultar a Central Nacional do Registro Civil acerca de eventual sobre duplicidade de registro, conforme art. 205-E, §4º, Provimento CNJ n. 149/2023.
Caso o objeto da restauração administrativa seja assento de óbito, o ofício de registro civil das pessoas naturais encaminhará expediente administrativo ao Juízo da Vara de Registros Públicos da Comarca solicitando autorização para restauração administrativa do assento de óbito. Com a autorização do Juízo da Vara de Registros Públicos da Comarca os atos necessários ao suprimento ou restauração serão feitos.
Caso o objeto da restauração ou suprimento administrativos seja qualquer assento ou averbação ou anotação que não seja o de óbito, e caso o requerimento esteja apto ao deferimento, o ofício de registro civil das pessoas naturais emitirá Nota de Qualificação Registral Positiva na forma do art. 205-E, inciso I, Provimento CNJ n. 149/2023 e fará os atos necessários ao suprimento ou restauração.
Caso o objeto da restauração ou suprimento administrativos seja qualquer assento ou averbação ou anotação que não seja o de óbito, e caso o requerimento não esteja apto ao deferimento, o ofício de registro civil das pessoas naturais emitirá Nota de Qualificação Registral Negativa na forma do art. 205-E, inciso II, Provimento CNJ n. 149/2023, dando ciência ao Solicitante que poderá requerer a suscitação de dúvida ao Juízo da Vara de Registros Públicos da Comarca.
A dúvida será levantada pelo ofício de registro civil das pessoas naturais e encaminhada ao Juízo da Vara de Registros Públicos da Comarca. Caso seja procedente, os atos necessários ao suprimento ou restauração serão feitos. Caso seja improcedente, o Solicitante poderá interpor recurso de apelação ao Conselho da Magistratura do respectivo Tribunal de Justiça. Com o julgamento procedente da apelação, os atos necessários ao suprimento ou restauração serão feitos.
4.5 ATOS NECESSÁRIOS AO SUPRIMENTO OU RESTAURAÇÃO
A restauração será feita através da lavratura do termo do registro no livro que está em uso no ofício de registro civil das pessoas naturais. É aberta nova folha no livro para lavratura do novo registro, aplicando-se o art. 205-H, §2º, Provimento CNJ n. 149/2023.
O parágrafo primeiro do art. 205-H do Provimento CNJ n. 149/2023 traz a previsão de que: “Quando possível, o assento restaurado, embora seja lançado no livro corrente, deve possuir o mesmo número de ordem do registro original e o mesmo número de matrícula, em razão da unicidade e imutabilidade do número de matrícula.”
Há um problema no cumprimento desse dispositivo.
A matrícula do registro civil, de inserção obrigatória nas certidões, tanto na primeira quanto nas demais vias emitidas pelos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Naturais, é formada pelos seguintes elementos, conforme o art. 473 do Provimento CNJ n. 149: I - Código Nacional da Serventia (6 primeiros números da matrícula); II - Código do acervo (7º e 8º números da matrícula), servindo o número 01 para acervo próprio e demais números para os acervos incorporados; III - Código 55 (9º e 10º números da matrícula), que é o número relativo ao serviço de registro civil das pessoas naturais; IV - Ano do registro do qual se extrai a certidão, com 4 dígitos (11º, 12º, 13º e 14º números da matrícula); V - Tipo do livro de registro, com um digito numérico (15º número da matrícula), sendo: 1: Livro A (Nascimento) 2: Livro B (Casamento) 3: Livro B Auxiliar (Casamento Religioso com efeito civil) 4: Livro C (Óbito) 5: Livro C Auxiliar (Natimorto) 6: Livro D (Registro de Proclamas) 7: Livro E (Demais atos relativos ao registro civil); VI - Número do livro, com cinco dígitos (exemplo: 00234), os quais corresponderão ao 16º, 17º, 18º, 19º e 20º números da matrícula; VII - Número da folha do registro, com três dígitos (21º, 22º e 23º números da matrícula); VIII - Número do termo na respectiva folha em que foi iniciado, com sete dígitos (exemplo 0000053), os quais corresponderão aos 24º, 25º, 26º, 27º, 28º, 29º, 30º números da matrícula; IX - Número do dígito verificador (31º e 32º números da matrícula).
Dispõe o parágrafo primeiro do art. 473 do Provimento CNJ n. 149/2023 que: “§ 1.º As numerações deverão ser contínuas para cada especialidade e não poderá existir números de matrículas diferentes para o mesmo ato, razão pela qual, na hipótese de serventias incorporadas que tenham que expedir certidões relativas a registros lavrados em CNS já extintos, deve ser utilizado o CNS da serventia incorporada como dígito 01, referente a acervo próprio.”
Ora, observa-se uma antinomia entre o parágrafo primeiro do art. 473 do Provimento CNJ n. 149/2023 que estabelece que não poderá existir números de matrículas diferentes para o mesmo ato e o parágrafo primeiro do art. 205-H do Provimento CNJ n. 149/2023 que prevê que: “Quando possível, o assento restaurado, embora seja lançado no livro corrente, deve possuir o mesmo número de ordem do registro original e o mesmo número de matrícula.
Sendo lançado no livro corrente, o registro restaurado terá número de livro, folha e termo no registro corrente.
Como é possível que o registro mantenha o mesmo número de ordem e o mesmo número de matrícula do registro original, se o parágrafo primeiro do art. 473 do Provimento CNJ n. 149 dispõe expressamente que não pode existir números de matrícula diferentes para o mesmo ato?
Ademais, a coexistência de dois números de matrícula no mesmo termo de registro promoverá confusão, pois, com qual número de matrícula deverá ser expedida a certidão?
Qual número de matrícula civil será utilizado pelos órgãos que expedem o documento de identidade?
Qual o número de matrícula civil que será utilizado pelo demais órgãos ( Receita Federal, INSS, Tribunal Superior Eleitoral, etc.)?
Dito isso, parece-nos melhor aplicar o parágrafo primeiro do art. 473 do Provimento CNJ n. 149/2023 combinado com o parágrafo segundo do art. 205-H do Provimento CNJ n. 149/2023, cuja previsão é a seguinte: “§ 2º Quando não for possível o aproveitamento da numeração na forma do § 1º deste artigo, deverá constar na certidão, no campo observação, a menção de que se trata de restauração administrativa, com menção dos dados do registro originário (livro, folha e termo), se houver.”
O melhor então é: 1. abrir nova folha no livro corrente; 2. Lavrar a restauração como novo registro ou realizar a averbação de suprimento total ou parcial à margem do registro; 3. Inserir a matrícula nova que é gerada automaticamente pelos sistemas informatizados; 4. Mencionar no campo observação: “O presente termo foi lavrado a partir de restauração administrativa objeto do Protocolo nº. X/ ANO, com menção dos dados do registro originário (livro , folha e termo)”.
Se o livro original permitir, deve ser feita a anotação de remissão no livro original, tanto no índice do livro, quanto na folha se for possível, com base no art. 205-H do Provimento CNJ n. 149/2023.
4.6 CUMULAÇÃO COM RETIFICAÇÃO
O art. 205-G do Provimento CNJ n. 149/2023 autoriza que seja feito pedido de restauração ou suprimento cumulado com pedido de retificação de algum elemento equivocado que esteja na certidão.
Do mesmo modo que o suprimento e a restauração, o pedido de retificação deve ter prova documental suficiente para seu deferimento, aplicando-se, para tanto, o art. 110 da Lei nº. 6.015/1.973.
Seguindo o princípio de que o acessório segue o principal e de que o ato de averbação somente é praticado à margem de um ato de registro, os atos de averbação de retificação somente serão praticados após realizada a restauração do registro.
5. CONCLUSÃO
Diante do exposto, a possibilidade de restauração e o suprimento de atos e livros diretamente no Registro Civil das Pessoas Naturais trazida pelo Provimento CNJ n. 177 de 15.8.2024 permitirá a melhor regularização dos registros civis das pessoas naturais, na medida em que as orientações dadas pelos Ofícios do Registro Civil das Pessoas Naturais fornecerão condições dos interessados obter mais facilmente os documentos necessários para a restauração dos registros não localizados e o suprimento dos registros incompletos ou não consumados.
* Gabriel Campos de Souza é Registrador. Especialista em Direito Imobiliário e Especialista em Direito Processual Civil. Professor de Direito Notarial, Registral e Imobiliário da Faculdade de Direito 08 de Julho. Presidente da Associação dos Notários e Registradores do Estado de Sergipe. Membro do Conselho Deliberativo do Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis. Membro do Conselho Deliberativo do Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico de Pessoas Naturais. Membro do Comitê de Normas Técnicas do Operador Nacional do Sistema de Registro Eletrônico de Imóveis.